Часто приходится сталкиваться с проблемами, которые создают пользователи своим <…> неадекватным использованием электронной почты? Добавьте пару приложений к бланку служебной записки на установку электронной почты. Одно приложение сохраняется у админа вместе со служебкой, второе — выдаётся на руки пользователю. Пользователь расписывается и дальше возникающие проблемы становятся его проблемами. Так же с данным приложением стоило бы ознакомиться руководству, которое часто склонно требовать от электронной почты того, чего она не способна обеспечить в принципе.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

(остаётся у пользователя)

Условия использования ящика электронной почты.

1. Запрещается использовать электронную почту для передачи конфиденциальной информации, а так же информации, представляющей государственную или коммерческую тайну. В каналах передачи электронной почты сообщения и файлы передаются без какой-либо шифрации, как есть.
2. Пользователь обязуется следить за работоспособностью систем антивирусной защиты на компьютере и ни при каких обстоятельствах даже не запускать программу для работы с электронной почтой, если антивирусная защита неисправна или не функционирует. За консультациями и разрешением проблем в таком случае следует обращаться в отдел ИТ.
3. Пользователь обязуется не использовать почтовый ящик в личных целях, а так же для переписки, не относящейся к деятельности Компании.
4. Пользователю запрещается использовать почтовый ящик для получения массовых рассылок за исключением рассылок непосредственно связанных с выполняемыми обязанностями.
5. Пользователю запрещается открывать неизвестные типы вложенных файлов. За консультациями в случае их получения следует обращаться в отдел ИТ.
6. Не рекомендуется использовать электронную почту для передачи критически важных и срочных сообщений потому что существующие в настоящее время системы электронной почты не гарантируют ни времени доставки сообщений, ни самого факта доставки.
7. Почтовая программа позволяет запрашивать у адресата уведомление о получении сообщения, но отправка этого уведомления для него – дело добровольное.
8. Пользователю запрещается отправлять в одном письме файлы общим объемом более 1 Мб в территориальные подразделения Компании, и более 10 Мб – внутри центрального офиса и другим получателям.
9. Для повышения эффективности документооборота с территориальными подразделениями настоятельно рекомендуется сжимать передаваемые файлы с помощью имеющегося в Компании лицензионного программного обеспечения – архиватора 7ZIP.
10. На отдел ИТ возлагаются функции контроля целевого использования электронной почты.

Подпись подтверждает, что сотрудник прочитал данные условия, понял предъявляемые требования, и обязуется выполнять их в процессе работы с электронной почтой.

“ ___ ” ____________ 201__ г.                                                               __________________ (_________________)